Direktauftrag bis 100.000 €: IT-Projekte für Kommunen

Direktauftrag bis 100.000 €: Was sich 2025 für Kommunen geändert hat

Seit dem 1. Januar 2025 können Gemeinden und Städte in Baden-Württemberg Liefer- und Dienstleistungen bis zu einem Auftragswert von 100.000 Euro netto als Direktauftrag vergeben. Das heißt: ohne förmliches Vergabeverfahren, ohne Ausschreibung, formlos. Grundlage ist die novellierte Verwaltungsvorschrift der Landesregierung zur Vergabe (VergabeVwV BW). Diese erhöhte Wertgrenze ist befristet und gilt nach derzeitigem Stand bis zum 1. Oktober 2027.

Für IT- und Softwarevorhaben ist das eine erhebliche Erleichterung. Ein überschaubares Projekt, etwa ein Fachverfahren, ein Bürgerportal-Baustein oder eine Prozessautomatisierung, lässt sich damit deutlich schneller und mit weniger Verwaltungsaufwand beauftragen als bisher.

Wichtiger Hinweis vorab: Dieser Beitrag fasst die Regeln allgemein zusammen und ist keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind im Einzelfall der konkrete Wortlaut der VergabeVwV BW, das jeweilige Haushalts- und Vergaberecht sowie Ihre internen Dienstanweisungen.

Welche Wertgrenzen gelten?

Für den Bereich unterhalb der EU-Schwellenwerte (Liefer- und Dienstleistungen) sind vereinfacht drei Stufen relevant:

1. Direktauftrag bis 100.000 Euro netto: formlose Beauftragung ohne förmliches Verfahren.
2. Beschränkte Ausschreibung oder Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bis zur EU-Schwelle: hier holen Sie in der Regel mehrere Angebote ein und dokumentieren die Auswahl.
3. Ab dem EU-Schwellenwert (für Liefer- und Dienstleistungen der Kommunen aktuell rund 221.000 Euro netto) gilt das europäische Vergaberecht mit europaweiter Ausschreibung.

Der Direktauftrag entbindet nicht von den allgemeinen Haushaltsgrundsätzen. Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gelten weiterhin. Und: Viele Kommunen setzen in ihren internen Regelungen niedrigere Schwellen, ab denen mehrere Vergleichsangebote eingeholt werden müssen. Prüfen Sie daher immer auch Ihre eigene Dienstanweisung.

Was bedeutet das praktisch für ein Softwareprojekt?

Angenommen, Ihre Verwaltung möchte eine individuelle Anwendung beauftragen, deren Aufwand unter 100.000 Euro netto liegt. Dann gilt im Kern:

• Sie müssen nicht förmlich ausschreiben. Sie dürfen einen geeigneten Anbieter direkt ansprechen und beauftragen.
• Empfehlenswert bleibt trotzdem ein Vergleich: ein bis drei Angebote oder zumindest eine dokumentierte Markterkundung schaffen Transparenz und stützen die Wirtschaftlichkeit.
• Die Auswahlentscheidung sollte nachvollziehbar begründet sein, vor allem mit Blick auf Eignung, Preis-Leistung und Termintreue.

In der Praxis verkürzt das den Weg von der Idee zum laufenden Projekt deutlich, weil die Phase der formalen Ausschreibung entfällt. Statt Monaten für Verfahren und Fristen können Sie sich auf die eigentliche Sache konzentrieren: eine saubere Anforderungsklärung und einen Anbieter, der liefert.

Ein häufiger Stolperstein ist die richtige Schätzung des Auftragswerts. Sie muss seriös und nicht künstlich kleingerechnet sein. Eine unzulässige Aufteilung eines größeren Vorhabens in mehrere kleine Aufträge allein, um unter der Wertgrenze zu bleiben, ist nicht zulässig. Maßgeblich ist der Gesamtwert der zusammengehörenden Leistung über die geplante Laufzeit, einschließlich absehbarer Wartung und Optionen.

Dokumentationspflicht: bitte nicht unterschätzen

Auch beim formlosen Direktauftrag bleibt eine Dokumentationspflicht bestehen. Es empfiehlt sich, in einem kurzen Vergabevermerk festzuhalten:

• Gegenstand und geschätzter Auftragswert (netto)
• gewählte Vergabeart und Begründung der Wertgrenze
• Markterkundung beziehungsweise eingeholte Angebote
• Gründe für die Auswahl des Anbieters

Diese Unterlagen sind Ihre Absicherung gegenüber Rechnungsprüfung und Aufsicht. Der Aufwand ist gering, der Nutzen im Zweifel groß.

Eignung und Referenzen: worauf es bei IT-Partnern ankommt

Gerade bei Software lohnt der Blick auf die Eignung des Anbieters statt allein auf den Preis. Sinnvolle Eignungsnachweise sind:

• Referenzen aus vergleichbaren Projekten, idealerweise aus dem öffentlichen Sektor
• Erfahrung mit Datenschutz und Informationssicherheit (DSGVO, gegebenenfalls Anforderungen an die IT-Sicherheit)
• Aussagen zu Wartung, Weiterentwicklung und Übergabe (kein Lock-in)
• ein realistischer, nachvollziehbarer Liefer- und Wartungsplan

Ein kleiner, spezialisierter Partner kann hier ein Vorteil sein: kurze Wege, klare Ansprechperson, schnelle Abstimmung.

Kurz zusammengefasst

• Seit 1. Januar 2025 sind Direktaufträge bis 100.000 Euro netto möglich, befristet bis voraussichtlich 1. Oktober 2027.
• Bis zur EU-Schwelle ist außerdem die beschränkte Ausschreibung oder Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb möglich.
• Wirtschaftlichkeit, Dokumentation und interne Schwellen bleiben zu beachten.
• Eignung und Referenzen sind bei IT-Projekten oft entscheidender als der reine Preis.

Wenn Sie als Kommune in Baden-Württemberg ein Softwareprojekt im Direktauftrag prüfen, können wir gemeinsam Aufwand, Umfang und ein belastbares Angebot abschätzen, das in Ihren Vergabevermerk passt. Sprechen Sie mich gern an, dann schauen wir uns Ihr Vorhaben in Ruhe an. Bitte beachten Sie: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.